Jouw kennis is waardevol, mits het gevonden kan worden
Kennis is een van de aspecten die jou waardevol maken voor een bedrijf. Jouw specifieke inzicht in een klant, use case of onderwerp is van onschatbare waarde voor je collega’s en de klant. Maar informatie die alleen op jouw laptop staat maakt het lastig vindbaar en onmogelijk om deze kennis te benutten. Daar hebben ze vroeger van alles op bedacht en één van die dingen was het intranet.
Het intranet:
In de jaren 90 was dit dé oplossing tegen de versnippering van informatie en het antwoord op de ontoegankelijkheid van kennis. Het was de eerste stap naar een legere mailbox en een minder vol hoofd. Het werd ons doel om alles online beschikbaar te maken, zodat er niets verloren ging. De belofte was dat je archiefkast weg kon en je ordners bij het oud papier. Sindsdien zijn we elke dag bezig om nog meer dingen op te slaan. Alles wat belangrijk is bewaren we op een schijf, een intranet of in de mailbox. We zijn al bijna 30 jaar dingen aan het opslaan en lopen nu tegen het volgende probleem aan: we kunnen het niet meer vinden.
Ondertussen wordt het intranet over het algemeen gezien als een deel van het probleem en niet langer als de oplossing. Waar ging het mis?
Zoekt en gij zult blijven zoeken tot je een ons weegt
Zoekt en gij zult vinden
Het intranet van vroeger had als oorspronkelijk doel: informeren. En hoewel het intranet zich sindsdien heeft ontwikkeld tot een digital workplace, maken veel organisaties nog gebruik van de oude vorm. En dat oude intranet zijn we gaan gebruiken als online archiefkast. Het intranet is verworden tot een fileserver, een opslag voor office- en pdf-bestanden, terwijl een oud intranet daar nooit voor bedoeld was.
Wie een nu een bestand wil vinden, maakt gebruik van de summiere zoekfunctie. Kun je het niet vinden? Dan stuur je je collega een mail met de vraag om het bestand te mailen. Zo ontstaan er meerdere kopieën van een bestand, met als gevolg dat je nooit zeker weet of je wel in het meest actuele document werkt. Daarnaast wordt dezelfde vraag over dat bestand meerdere keren aan je collega gesteld. Dit geldt niet alleen voor bestanden, maar ook over onderwerpen of klanten. Gevolg: iedereen is meerdere keren per dag bezig met het beantwoorden van dezelfde verzoeken.
Het resultaat is dat jij en je collega’s nog steeds worstelen met dezelfde uitdagingen waarmee jullie al jaren worden geconfronteerd:
- Te veel tijd besteden aan het zoeken naar informatie en expertise
- Onnodige uren aan dubbele inspanningen en het opnieuw uitvinden van het wiel, het vertragen van innovatie, besluitvorming en de tijd die het kost om nieuwe ideeën op de markt te brengen
- Buitensporige kosten om medewerkers op de hoogte te houden, op te leiden en op te volgen
- Collega’s blijven aansporen om actief gebruik te maken van het intranet
We missen een cruciaal onderdeel
Eerder waren we het er al over eens dat jouw unieke kennis je waardevol maakt voor je collega’s en je werkgever. Jouw kennis is alleen van toegevoegde waarde wanneer deze gevonden wordt, gewaardeerd wordt en gebruikt wordt. Daarnaast gaan een goede samenwerking en het delen van informatie hand in hand.
Laten we daaraan toevoegen dat het essentieel is dat jouw kennis ook daadwerkelijk gevonden wordt. Een goedwerkende zoekfunctie is dus cruciaal voor een goede samenwerking binnen jullie organisatie en voor het ‘bedrijfsgeheugen.’
We missen een goede zoekfunctie en we missen een plek waar we kennis met elkaar kunnen delen.
In een digital workplace anno 2018 vind je je kennis en heb je de mogelijkheid om te reageren op content, deze te liken of als nuttig te markeren. Wanneer informatie daadwerkelijk gevonden wordt, gaat de kennis er om heen leven. Jouw informatie raakt niet meer meer verloren, maar levert nu echt toegevoegde waarde.
Het enige wat hiervoor nodig is, is dat je je kennis deelt én deze kunt vinden. Door jouw kennis eenmalig vast te leggen en vindbaar te maken lever jij een nog grotere bijdrage aan het collectieve bedrijfsgeheugen en werk je prettiger en effectiever samen.
Kun jij het antwoord op jouw vraag vinden binnen jullie bedrijf? Weet jij waar de kennis opgeborgen ligt? Ik ben benieuwd wat je er allemaal voor moet doen om het te bereiken. Laat je het me weten in de comments?
Wie zijn wij?
Met het team van Engage Dialog begeleiden we organisaties en hun medewerkers in hun reis om kennis deelbaar, vindbaar en beschikbaar te maken. Het groter doel is om beter samen te werken en klanten nog beter te bedienen. Ons vertrekpunt is de mens. Zij maken het verschil in jouw organisatie en zijn onmisbaar om succesvol te worden.
Wil je weten wat onze werkwijze voor jouw organisatie oplevert? We nodigen je uit voor een open gesprek.
